1. Văn phòng không giấy là gì?

Văn phòng không giấy - mô hình làm việc chuyển từ tài liệu giấy sang tài liệu số

Môi trường làm việc không giấy, hay còn gọi là “văn phòng không giấy” (paperless office), khuyến khích việc giảm thiểu sử dụng tài liệu giấy trong công việc. Thay vào đó, các văn phòng này áp dụng quy trình làm việc và tài liệu kỹ thuật số để tăng hiệu quả hoạt động và giảm lượng tiêu thụ giấy. Toàn bộ quá trình chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng kỹ thuật số, thường được gọi là “số hóa,” cho phép mọi người truy cập và lưu trữ thông tin trên máy tính và thiết bị di động của họ. 

2. Lợi ích của việc chuyển đổi sang văn phòng không giấy

Những lợi ích mô hình văn phòng không giấy đem lại cho các doanh nghiệp, tổ chức

Theo thống kê, các công ty tại Mỹ chi hơn 120 tỷ USD mỗi năm chỉ riêng cho các mẫu in. Trong đó, phần lớn những mẫu này bị lỗi thời sau chưa đầy ba tháng và cuối cùng bị thải bỏ. Ngoài ra, nhân viên văn phòng cũng tiêu tốn 30-40% thời gian chỉ để tìm kiếm tài liệu trong các tủ hồ sơ.

Điển hình cho phòng ban tiêu tốn giấy nhiều nhất trong một tổ chức là Nhân sự, Kế toán, Quản lý cơ sở vật chất và Dịch vụ khách hàng. Những nơi này phải xử lý số lượng lớn đơn từ, hồ sơ, biên lai, hóa đơn và nhiều tài liệu khác trong thời gian ngắn.

Rõ ràng, làm việc với tài liệu giấy không chỉ làm giảm năng suất của nhân viên mà còn gây tốn kém cho tổ chức. Việc áp dụng hệ thống văn phòng không giấy sẽ giải quyết những thách thức này và mang lại những lợi ích nổi bật như:

2.1. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm và truy xuất tài liệu

Tài liệu số hóa được tổ chức và lập chỉ mục khoa học, cho phép tìm kiếm nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian truy xuất, nâng cao năng suất và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

2.2. Tăng cường sự kết nối, tinh thần cộng tác trong tổ chức

Nhân viên có thể chia sẻ tài liệu số mà không cần in ra giấy, đồng thời xem được cả các phiên bản cũ và mới của tài liệu. Việc này tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm các bước rườm rà khi hợp tác nhóm.

2.3. Nâng cao bảo mật thông tin

Quyền truy cập tài liệu có thể được phân quyền và thu hồi tùy theo vai trò của người dùng và loại tài liệu. Với cài đặt bảo mật chi tiết, thông tin nhạy cảm được giám sát, bảo vệ khỏi sử dụng sai mục đích và thay đổi trái phép. Điều này cũng giảm nguy cơ thất lạc hoặc mất cắp tài liệu.

2.4. Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ

Giảm thiểu phần lớn tài liệu giấy giúp tiết kiệm chi phí mua giấy, mực in, tủ lưu trữ và các chi phí liên quan như văn phòng phẩm và bảo trì máy photocopy. Áp dụng mô hình văn phòng không giấy không chỉ tối ưu chi phí mà còn cải thiện đáng kể hiệu quả vận hành và khả năng quản lý thông tin trong tổ chức.

2.5. Bảo vệ rừng và giảm thiểu hiện tượng nóng lên toàn cầu

Sản xuất giấy tiêu tốn lượng lớn tài nguyên nước và cây xanh, trong khi việc khai thác rừng quá mức có thể gây ra mất cân bằng sinh thái nghiêm trọng. Theo nghiên cứu, để sản xuất 1 tấn giấy vật lý, cần chặt khoảng 24 cây cao 12m và đường kính từ 15-20 cm. Việc áp dụng quy trình không giấy trong doanh nghiệp được ước tính giúp giảm trung bình 3 thùng giấy mỗi năm, tương đương với việc cứu 5 cây xanh.

Hơn nữa, theo “Báo cáo Tình trạng Rừng Thế giới 2022”, việc ngừng nạn phá rừng có thể giúp giảm phát thải từ 1,6 đến 5,5 tỷ tấn CO₂ tương đương hàng năm trong giai đoạn từ 2020 đến 2050, tương đương với 14% lượng khí nhà kính toàn cầu.

Do đó, việc trở thành một doanh nghiệp không giấy không chỉ giảm thiểu tác động môi trường và đóng góp vào sự bền vững mà còn bảo vệ hệ sinh thái, góp phần giảm hiện tượng nóng lên toàn cầu.

3. Làm cách nào để thúc đẩy mô hình “văn phòng không giấy”

Dù là một startup nhỏ hay một doanh nghiệp lớn với hệ thống vận hành phức tạp, việc giảm thiểu sử dụng giấy đều mang lại nhiều lợi ích. Tuy không phải mọi quy trình kinh doanh đều có thể loại bỏ hoàn toàn giấy tờ, nhưng việc giảm dần sử dụng giấy theo kế hoạch có thể tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả hoạt động. 

“Văn phòng không giấy” là giải pháp tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp - Ảnh: Internet

Với sự xuất hiện của các giải pháp dịch vụ mới, doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy. Sau đây là 5 bước đơn giản thúc đẩy áp dụng mô hình văn phòng không giấy tại các doanh nghiệp và tổ chức: 

Bước #1: Số hóa phòng thư từ để nâng cao hiệu quả làm việc

Hàng ngày, các doanh nghiệp tiếp nhận một lượng lớn tài liệu giấy và email, thường được xử lý theo các quy trình riêng biệt. Những tài liệu này có thể bao gồm đơn từ, hợp đồng, yêu cầu từ khách hàng, thông tin giao tiếp nội bộ, và nhiều loại tài liệu khác, chiếm nhiều giờ làm việc của bộ phận hành chính mà lẽ ra có thể dành cho các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Việc hợp nhất tài liệu giấy và email vào một quy trình xử lý thống nhất sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động. Tuy nhiên, việc chuyển đổi quá nhanh sang văn phòng không giấy có thể gây phản tác dụng. Đó là lý do tại sao với nhiều doanh nghiệp, bước đầu tiên hợp lý nhất là số hóa phòng thư từ – một giải pháp dễ thực hiện và có tác động rõ rệt.

Tại sao nên bắt đầu từ phòng thư từ?

Quá trình tiếp nhận, lưu trữ, xử lý và tìm kiếm tài liệu tại phòng thư từ tốn nhiều thời gian và nhân sự ở các tổ chức - Ảnh: Internet

Quy trình xử lý thư từ dạng giấy thường rất kém hiệu quả. Nhiều nhân viên phải thực hiện các bước thủ công như phân loại, đóng gói lại, theo dõi và chuyển tiếp thư. Điều này không chỉ tiêu tốn nguồn lực mà còn gây ra các vấn đề sau:

• Năng suất giảm: Nhân viên mất nhiều thời gian cho các công việc không cần thiết.

• Vấn đề bảo mật và tuân thủ: Sự chậm trễ, thiếu minh bạch và khả năng theo dõi kém dẫn đến rủi ro.

• Thời gian phản hồi chậm: Ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh thương hiệu và niềm tin của khách hàng.

• Thư bị thất lạc: Gây ra các sự cố và mất lòng tin từ khách hàng.

Việc số hóa phòng thư từ không chỉ giảm tải những công việc thủ công mà còn tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp chuyển sang mô hình văn phòng không giấy một cách hiệu quả và bền vững.

Bước #2: Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để tìm kiếm các cơ hội cải tiến liên tục

Các công cụ phân tích dữ liệu hỗ trợ đẩy nhanh tiến trình số hóa tài liệu trong tổ chức - Ảnh: Internet

Trước đây, khi nhắc đến lợi ích của văn phòng không giấy, mọi người thường tập trung vào sự gọn gàng và hiệu quả trong việc loại bỏ tài liệu giấy. Điều đó vẫn đúng. Tuy nhiên, trong thời đại kỹ thuật số với sự phát triển của dữ liệu lớn (Big Data), phân tích nâng cao và trí tuệ nhân tạo (AI), lợi thế chính của việc chuyển đổi sang văn phòng không giấy là khả năng tiếp cận nhanh chóng và chính xác tới nguồn dữ liệu quý giá.

• Tận dụng dữ liệu số để cải thiện quy trình:

Hiện nay, các doanh nghiệp có thể quét mã QR hoặc mã vạch trên phong bì để xác định nội dung bên trong, người nhận, và phòng ban chịu trách nhiệm xử lý. Thông tin này giúp cập nhật danh sách liên lạc, tối ưu hóa chiến lược marketing và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. 

Tương tự, khi hóa đơn được gửi tới, chúng không cần phải "xếp hàng" trong phòng thư từ chờ xử lý. Số hóa và tự động nhập liệu vào hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) sẽ đảm bảo việc thanh toán nhanh chóng, hạn chế lỗi và cải thiện dòng tiền.

• Ứng dụng công nghệ OCR và AI

Các công nghệ như Nhận diện ký tự quang học (OCR) và Nhận diện chữ viết thông minh (ICR) đang hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp.

OCR: Chuyển đổi hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa.

ICR: Nhận diện và "đọc" chữ viết tay, giúp số hóa đa dạng tài liệu.

Khi tích hợp cùng phần mềm thông minh hỗ trợ AI, doanh nghiệp có thể phân loại tài liệu tự động và đưa chúng vào đúng kênh xử lý, lưu trữ hoặc phân tích. 

• Phân tích hành vi để thúc đẩy thay đổi

Một ví dụ thực tế là một công ty sản xuất đã số hóa phòng thư từ và sử dụng phân tích để tối ưu hóa lộ trình văn phòng không giấy. Họ quét và phân tích thư nhận được để theo dõi xem những loại tài liệu nào được xử lý điện tử so với tài liệu giấy (theo yêu cầu của nhân viên). 

Kết quả giúp công ty xác định nhóm hoặc phòng ban nào chấp nhận chuyển đổi số và nhóm nào còn e dè. Điều này mang lại thông tin hữu ích để quản lý thay đổi hiệu quả, từ đó thúc đẩy giảm thiểu việc sử dụng giấy toàn diện hơn.

Bước #3: Tinh giản quy trình lưu trữ và tiêu hủy tài liệu để tối ưu không gian văn phòng

Nhiều công ty gặp khó khăn trong việc quản lý hồ sơ, từ thời gian, phiền phức đến chi phí. Việc phân loại, lưu trữ và bảo quản tài liệu một cách an toàn, ở nhiều địa điểm khác nhau, không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là một nhu cầu thực tế đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, những thách thức liên quan có thể rất phức tạp, bao gồm:

• Quản lý tài liệu được phân tán ở nhiều địa điểm.

• Xác định tài liệu nào không còn hoạt động và tài liệu nào đang mở hoặc còn hiệu lực.

• Tìm kiếm và xác minh nhanh các tài liệu bị thiếu.

• Theo dõi tài liệu được nhập vào, chuyển đi hoặc luân chuyển nội bộ.

Các hoạt động văn phòng như chuyển văn phòng, thiết kế lại không gian làm việc để linh hoạt hơn, hoặc chuẩn bị cho các vấn đề pháp lý là những lý do phổ biến khiến doanh nghiệp cần xem xét lại chiến lược lưu trữ tài liệu. Việc xử lý quy trình lưu trữ và tiêu hủy tài liệu, vốn có thể rất phức tạp, không chỉ đơn thuần là áp dụng công nghệ. Một số tài liệu có thể được số hóa, điều này rất hữu ích, nhưng một số khác có thể cần được lưu trữ vật lý trong một khoảng thời gian nhất định. 

Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí và nhu cầu lưu trữ vật lý - Ảnh: Internet

Một cách tiếp cận bước đầu tối ưu là đánh giá các luồng công việc và hoạt động hàng ngày liên quan đến quản lý hồ sơ hiện tại. Sau đó, có thể xem xét sử dụng các công nghệ số hóa tiên tiến nhất để giải quyết những thách thức cụ thể. Ví dụ, việc gắn siêu dữ liệu (metadata) cho mỗi tài liệu có thể giúp nhanh chóng xác định tài liệu không còn hiệu lực, xử lý, lưu trữ hoặc tiêu hủy để tuân thủ các quy định. Ngoài ra, số hóa tài liệu cũng hỗ trợ việc theo dõi và báo cáo, đồng thời giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí thông qua việc giảm lãng phí và nhu cầu lưu trữ.

Nền tảng cơ sở dữ liệu tập trung Data360X do Elcom nghiên cứu và phát triển đóng vai trò như nhà kho dữ liệu, giúp các đơn vị quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu một cách đồng bộ, thống nhất - vấn đề cốt lõi trong quá trình chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy. Tìm hiểu thêm về Data360X tại đây: Data360X nhận “cơn mưa” lời khen từ phía khách hàng nhờ nền tảng chất lượng cao

Bước #4: Nâng cao quy trình xử lý tài liệu để đáp ứng yêu cầu và nâng cao năng lực cạnh tranh

Nhiều doanh nghiệp, tổ chức vẫn cho rằng tài liệu giấy an toàn hơn, nhưng trên thực tế, tài liệu vật lý có thể bị mất, đánh cắp hoặc hủy hoại một cách dễ dàng. Ngược lại, các giải pháp số hóa hiện nay cung cấp một loạt các biện pháp bảo vệ an ninh và quyền riêng tư, giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định ngày càng khắt khe. 

Tài liệu số khi lưu trữ được bảo vệ bởi các tính năng bảo mật của nền tảng - Ảnh: Internet

Xét trong trường hợp cụ thể đối với một trung tâm sử dụng hoàn toàn tài liệu số, các thông tin, thư từ có thể được bảo mật tốt hơn bởi các công nghệ bảo mật tiên tiến. Các thông tin vật lý từng dễ dàng truy cập bởi bất kỳ ai giờ đây có thể được số hóa và chỉ cho phép người nhận hoặc quy trình công việc liên quan tiếp cận. Khi thư từ được tiếp nhận, chúng sẽ được xử lý nhanh chóng, đóng dấu thời gian và thêm vào luồng công việc, với một chuỗi kiểm tra rõ ràng mang lại sự yên tâm cho đội ngũ an ninh và tuân thủ của doanh nghiệp. 

Việc hướng tới văn phòng không giấy còn mang lại lợi ích lớn cho các doanh nghiệp ngành luật, y tế và các lĩnh vực quan tâm đến quyền riêng tư, giúp cập nhật chính sách và quy trình để phù hợp với các yêu cầu thay đổi. Ví dụ, nếu quy định yêu cầu lưu trữ tài liệu trong thời gian dài hơn, có thể dễ dàng cập nhật quy trình bằng cách sử dụng siêu dữ liệu (metadata). Điều này khó thực hiện đối với trường hợp sử dụng bằng tài liệu giấy. Tương tự, nếu doanh nghiệp cần lưu trữ thông tin riêng tư trong nhiều năm để đáp ứng yêu cầu tuân thủ, việc sử dụng mã hóa và các biện pháp bảo mật kỹ thuật số sẽ an toàn hơn.

Bước #5: Hợp tác với chuyên gia để bắt đầu hành trình chuyển đổi số

Trước đây, việc tìm một đối tác giàu kinh nghiệm để hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi sang văn phòng không giấy có thể là một thách thức. Nhưng hiện nay, nhiều doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các đối tác có kinh nghiệm, đủ năng lực và được tin cậy trong việc triển khai các dự án chuyển đổi số. Tuy nhiên một thách thức đặt ra là tìm được các đối tác phù hợp với định hướng và mục đích của doanh nghiệp.

Hợp tác với chuyên gia để rút ngắn tiến trình chuyển đổi sang môi trường làm việc “kỹ thuật số” - Ảnh: Internet

Một số công ty dịch vụ quản lý nhấn mạnh công nghệ như giải pháp cho các thách thức kinh doanh. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng trong cơ sở hạ tầng thông tin, công nghệ chỉ là một mắt xích đặt trong một bối cảnh lớn tạo bước đệm chuyển đổi số thành công trong doanh nghiệp, tổ chức. Một điều quan trọng cần nhấn mạnh đó là tận dụng kinh nghiệm nhiều năm của nhà cung cấp dịch vụ. Khi tìm kiếm đối tác, cần cân nhắc: 

• Đối tác có thể cung cấp mức độ tùy chỉnh cao, tích hợp chặt chẽ với văn hóa và công nghệ của doanh nghiệp khi triển khai giải pháp không?

• Đối tác có chuyên môn về các phương pháp quản lý chất lượng và công cụ giám sát quy trình tài liệu được thuê ngoài để loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu suất không?

• Đối tác có kiến thức sâu rộng về các quy định trong ngành và hiểu rõ ý nghĩa của các vấn đề tuân thủ đối với các sáng kiến số hóa không?

• Đối tác có cung cấp đầy đủ các dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, bao gồm đánh giá, phân tích và thiết kế các quy trình kinh doanh cũng như quản lý và cải thiện liên tục không?

Khi tìm được nhà cung cấp dịch vụ quản lý kết hợp đúng người, quy trình, công nghệ và phân tích dữ liệu, doanh nghiệp sẽ có thể tận dụng các lợi thế của văn phòng không giấy. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ yên tâm rằng đối tác đó hiểu và đồng hành cùng doanh nghiệp từ góc nhìn của chính tổ chức.