Quản trị nhân lực số (Digital HR) ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của doanh nghiệp và làm sao để phát huy tiềm năng của nguồn nhân lực trong thời đại chuyển đổi số?

Trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, lĩnh vực nhân sự cũng đang trải qua nhiều biến đổi. Quản trị nguồn nhân lực số không chỉ là xu hướng mà còn là cách tiếp cận thiết yếu cho những công ty muốn tối ưu hóa quy trình nội bộ, phát huy hiệu quả và cải thiện trải nghiệm nhân viên.

Trong bài viết này, hãy cùng Elcom tìm hiểu quản trị nhân lực số là gì, những ưu điểm và quy trình từng bước để triển khai thành công.

1. Quản trị nhân lực số (Digital HR) là gì?

Quản trị nguồn nhân lực số (Digital HR) là sự kết hợp chiến lược giữa bộ phận Nhân sự và công nghệ. Điều này liên quan đến việc tích hợp các công cụ kỹ thuật số và hệ thống tự động để cải thiện việc quản lý con người trong tổ chức, doanh nghiệp.

Hiểu đơn giản, quản trị nhân lực số là sự chuyển đổi số của dịch vụ và quy trình nhân sự trong tổ chức thông qua việc sử dụng các công nghệ xã hội, di động, phân tích và đám mây (SMAC - Social, Mobile, Analytics and Cloud).

Không chỉ là một sự cải tiến thông thường, digital HR còn thể hiện một cuộc cách mạng về quy trình, mở ra giai đoạn mà nhà quản lý và những thành viên khác trong tổ chức hướng đến chiến lược mới.

Sự chuyển đổi này nhằm mục đích cải thiện cả trải nghiệm của nhân viên và kết quả hoạt động của tổ chức thông qua chuyển đổi chức năng nhân sự từ dựa trên giấy tờ rườm rà, tốn thời gian sang ưu tiên kỹ thuật số, di động và tối ưu hóa.

Cũng như quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của doanh nghiệp nói chung, quản trị nhân lực số được các nhà phân tích trong ngành đánh giá là một phần quan trọng, góp phần không nhỏ vào sự thành công, phát triển bền vững của tổ chức.

2. Ưu điểm của quản trị nhân lực số

Digital HR có những ưu điểm sau:

Hoạt động hiệu quả và linh hoạt

Với quản trị nhân lực số, giấy tờ thông thường và bảng tính phức tạp tiêu tốn hàng giờ để xử lý mỗi ngày sẽ được loại bỏ. Digital HR giúp tự động hóa các quy trình, từ tuyển dụng đến đánh giá hiệu suất công việc.

Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian hơn mà còn giảm lỗi của con người, cho phép người lao động tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược, có tính sáng tạo và giá trị cao hơn.

Cải thiện giao tiếp nội bộ

Giao tiếp nội bộ hiệu quả là nền tảng vững chắc của văn hóa tổ chức. Với digital HR, thông tin được truyền đi ngay lập tức và nhất quán. Các thông báo, cập nhật và chính sách được chia sẻ dễ dàng tới mọi phòng ban, bộ phận, giúp mọi người luôn hiểu, thống nhất và làm việc gắn kết với mục đích chung của công ty.

Ra quyết định sáng suốt

Tổ chức có thể đưa ra quyết định thông minh hơn dựa trên nền tảng dữ liệu vững chắc. Với digital HR, tổ chức có quyền truy cập, theo dõi và phân tích số liệu chi tiết về hiệu suất của nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc và hiệu quả của chương trình đào tạo.

Điều này cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt, điều chỉnh các mục tiêu nhân sự phù hợp với chiến lược chung của công ty.

Gắn kết và giữ chân nhân viên

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của quản trị nhân lực số là tăng cường sự tham gia của nhân viên vào hoạt động sản xuất - kinh doanh cũng như xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Game hóa (gamification) đóng một vai trò then chốt trong quá trình này.

Bằng cách áp dụng phương pháp tiếp cận lấy cảm hứng từ các trò chơi, tổ chức có thể biến công việc hàng ngày trở thành những thử thách hấp dẫn. Gamification không chỉ làm cho mọi hoạt động trở nên thú vị hơn mà còn khuyến khích sự cạnh tranh và hợp tác lành mạnh giữa thành viên trong nhóm.

Game hóa là một trong những phương pháp giúp tăng động lực cho cán bộ nhân viên trong tổ chức - Ảnh: Internet

Giám sát hiệu suất

Giám sát và đánh giá hiệu suất của nhân viên là nền tảng để đạt được mục đích và mục tiêu tổ chức đã đặt ra. Với digital HR, họ có thể theo dõi mục tiêu, đánh giá năng lực và xác định các khía cạnh cần cải thiện. Điều này cho phép phát triển liên tục và phát huy tối đa tiềm năng của mỗi thành viên trong nhóm.

Tăng năng suất

Khi những quy trình tiêu tốn nhiều thời gian được thay thế bằng tự động hóa thông minh, năng suất của con người sẽ tăng lên một cách tự nhiên.

Quản trị nhân sự kỹ thuật số giải phóng quỹ thời gian thường được dùng cho công việc lặp đi lặp lại. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào hoạt động chiến lược giúp tăng thêm giá trị đáng kể cho công ty.

Giảm tỉ lệ từ chức

Việc nhân viên nghỉ việc liên tục là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, digital HR đưa ra giải pháp để giảm thiểu vấn đề này.

Với quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả, phản hồi liên tục và lộ trình phát triển cá nhân hóa, tổ chức có thể tạo ra một môi trường mà trong đó nhân viên cảm thấy được đánh giá cao, được khuyến khích đóng góp, xây dựng vì mục tiêu chung.

Xây dựng chiến lược tuyển dụng

Tìm kiếm và xây dựng đội ngũ nhân tài là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ công ty nào.

Digital HR đơn giản hóa quy trình tuyển dụng, cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô tuyển chọn và đánh giá ứng viên một cách quyết đoán, khách quan và chính xác hơn. Qua đó, tổ chức cũng tìm được nhân sự thật sự phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa.

Đơn giản hóa quản lý tiền lương

Sự phức tạp của việc tính lương hàng tháng khiến bộ phận nhân sự đau đầu. Tuy nhiên, digital HR đơn giản hóa quy trình này thông qua tự động tính toán và đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế, bảo hiểm,...

Đảm bảo tuân thủ quy định

Đảm bảo công ty tuân thủ quy định là một trong những trách nhiệm hàng đầu của bộ phận nhân sự. Quản trị nhân lực số có thể cam kết rằng tất cả các quy trình và chính sách đều đang phù hợp với luật lao động và thuế. Điều này giảm thiểu rủi ro pháp lý và giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ theo quy định hiện hành.

3. Thách thức của Digital HR

Mặc dù chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực là một cách tiếp cận thiết yếu để duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp nhưng nó vẫn tồn tại một số thách thức:

• Chống lại sự thay đổi: Một số nhân viên lo sợ sẽ mất đi công việc hoặc không thể thích ứng với công nghệ mới. Tổ chức cần truyền đạt rõ ràng những lợi ích của chuyển đổi số trong lĩnh vực HR để nhân sự có cái nhìn tích cực hơn về sự thay đổi.

• Đào tạo: Chuyển đổi số đòi hỏi đội ngũ nhân sự phải trang bị thêm kỹ năng mới. Do đó, việc đào tạo trong nội bộ phải được thực hiện, duy trì thường xuyên để giúp nhân viên thích ứng với công cụ, công nghệ mới.

• Bảo mật dữ liệu: Số hóa quản trị nguồn nhân lực liên quan đến việc thu thập, lưu trữ và sử dụng một lượng lớn dữ liệu nhạy cảm. Bảo vệ dữ liệu là điều cần thiết để tránh những cuộc tấn công mạng và vi phạm quyền riêng tư của nhân viên.

Dù còn một số thách thức nhất định nhưng digital HR thật sự mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức - Ảnh: Internet

4. Làm thế nào để số hóa quy trình quản trị nhân sự?

Digital HR mang lại hiệu quả về năng suất và chất lượng dịch vụ. Việc số hóa quy trình quản trị nhân sự đòi hỏi một cách tiếp cận có phương pháp và tiến bộ. Dưới đây là 5 bước để triển khai quản trị nhân lực số:

• Phân tích quy trình hiện có: Xác định điểm yếu, sự kém hiệu quả và các lĩnh vực mà số hóa có thể mang lại giá trị gia tăng trong tổ chức.

• Xác định mục tiêu của số hóa: Điều này bao gồm tự động hóa các nhiệm vụ, quản lý nhân viên tốt hơn, giảm thời gian xử lý công việc,... phụ thuộc vào nhu cầu từng tổ chức.

• Lựa chọn công cụ kỹ thuật số phù hợp: Hệ thống quản lý nhân tài, phần mềm tuyển dụng, nền tảng đào tạo trực tuyến, ứng dụng giám sát hiệu suất,...

• Lập kế hoạch và thực hiện: Xác định thời hạn, trách nhiệm và nguồn lực cần thiết để triển khai.

• Giám sát và đánh giá: Theo dõi, xác định các cải tiến tiềm năng và điều chỉnh quy trình cho phù hợp với tổ chức.

5. Tương lai của digital HR

Với sự ra tăng không ngừng của công nghệ số, digital HR sẽ tiếp tục phát triển và chuyển đổi. Những tiến bộ như chatbot AI, tự động hóa quy trình và phân tích dự đoán sẽ cải thiện hơn nữa hiệu quả hoạt động và ra quyết định dựa trên dữ liệu trong tổ chức.

Việc tích hợp những giải pháp thực tế ảo (VR - Virtual Reality) và thực tế tăng cường (AR - Augmented Reality) vào đào tạo và tuyển dụng cũng góp phần cách mạng hóa lĩnh vực này, khiến nó trở nên hấp dẫn hơn nhiều.

Tóm lại, việc chuyển đổi kỹ thuật số của bộ phận nhân sự mang lại tiềm năng lớn cho các công ty ngày nay. Bằng cách áp dụng các công cụ, công nghệ kỹ thuật số, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa quản lý nhân tài, cải thiện trải nghiệm nhân viên,...

Thực hiện số hóa trong quản trị nhân sự cho phép tự động hóa nhiều tác vụ, giảm bớt nhiệm vụ hành chính, giấy tờ và giải phóng thời gian cho các hoạt động chiến lược. Khi tìm được biện pháp vượt qua những thách thức, quản trị nguồn nhân lực số sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ hơn.