Ra quyết định dựa trên dữ liệu là gì?

Quyết định dựa trên dữ liệu - Datadriven decision making (DDDM) được định nghĩa là sử dụng dữ kiện, số liệu và dữ liệu để đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh phù hợp với mục tiêu đã đặt ra.

Khi tổ chức nhận ra giá trị của nguồn dữ liệu họ đang sở hữu, mọi người, từ nhà phân tích kinh doanh, giám đốc bán hàng hay chuyên gia nhân sự, đều được trao quyền để đưa ra quyết định tốt hơn mỗi ngày.

Tuy nhiên, điều này không thể đạt được chỉ bằng cách chọn công nghệ phân tích phù hợp. Tổ chức cần biến việc ra quyết định dựa trên dữ liệu trở thành chuẩn mực, tạo ra văn hóa khuyến khích tư duy phản biện và sự sáng tạo.

Nhân sự có thể trao đổi công việc với nhau thông qua dữ liệu. Đồng thời, phát triển kỹ năng dữ liệu thông qua thực hành và ứng dụng vào thực tế cũng rất cần thiết. Về cơ bản, điều này đòi hỏi một mô hình tự phục vụ (self-service model), nơi mọi người có thể truy cập dữ liệu họ cần, cân bằng với tính bảo mật và quản trị.

Việc đào tạo những khả năng cốt lõi về dữ liệu sẽ khuyến khích nhân viên đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu ở tất cả cấp độ công việc.

Tầm quan trọng của việc ra quyết định dựa trên dữ liệu

Lượng thông tin được thu thập không ngừng lớn lên và trở nên ngày càng phức tạp hơn. Điều này gây khó khăn cho các tổ chức trong việc quản lý và phân tích dữ liệu của họ. 

Trên thực tế, NewVantage Partners, một công ty chuyên tư vấn viên quản trị doanh nghiệp ở Boston (Mỹ), gần đây đã báo cáo rằng 98,6% giám đốc điều hành cho biết tổ chức của họ mong muốn xây dựng nền văn hóa dựa trên dữ liệu. Trong khi đó, chỉ có 32,4% số người được khảo sát báo cáo thành công.

Có nhiều nghiên cứu cho thấy rằng, nhiều tổ chức đã đầu tư hàng nghìn tỷ đô la để hiện đại hóa hoạt động kinh doanh của họ. Tuy nhiên, 70% sáng kiến ​​này thất bại vì họ chỉ ưu tiên đầu tư công nghệ mà không xây dựng văn hóa dữ liệu để hỗ trợ.

Theo đuổi định hướng dữ liệu, nhiều doanh nghiệp đang phát triển 3 yếu tố cốt lõi: Mức độ thông thạo dữ liệu, tính linh hoạt của phân tích và cộng đồng. Thay đổi cách một công ty đưa ra quyết định không phải nhiệm vụ dễ dàng. 

Tuy nhiên, việc kết hợp dữ liệu và phân tích vào chu trình ra quyết định sẽ mang lại sự thay đổi rất lớn đối với tổ chức. Mức độ chuyển đổi này đòi hỏi cách tiếp cận chuyên dụng để phát triển và tinh chỉnh chương trình phân tích của doanh nghiệp.

6 bước để ra quyết định dựa trên dữ liệu hiệu quả

“Ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao” là những câu hỏi cần đặt ra để tận dụng tối đa dữ liệu cho cả cá nhân và tổ chức.

Bước 1: Xác định mục tiêu kinh doanh

Bước này yêu cầu sự hiểu biết về các mục tiêu điều hành và hạ nguồn của tổ chức, bao gồm: Tăng số lượng bán hàng và lưu lượng truy cập trang web, tăng nhận thức về thương hiệu,...

Điều này giúp ích cho doanh nghiệp về sau, trong quá trình chọn chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu ảnh hưởng đến quyết định đưa ra từ dữ liệu. Những chỉ số này giúp doanh nghiệp xác định dữ liệu nào cần phân tích cũng như những câu hỏi nào cần đặt ra để mang lại kết quả hỗ trợ cho mục tiêu kinh doanh chính.

Ví dụ, nếu một chiến dịch tiếp thị tập trung vào việc thúc đẩy lưu lượng truy cập trang web, thì KPI có thể được gắn với số lượng khách hàng để lại thông tin. Từ đó, bộ phận bán hàng có thể theo dõi khách hàng tiềm năng.

Bước 2: Khảo sát bộ phận kinh doanh để tìm nguồn dữ liệu chính

Để đảm bảo thành công, điều quan trọng là phải nhận được ý kiến ​​đóng góp từ mọi người trong tổ chức về mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Những thông tin đầu vào này cung cấp thông tin cho các câu hỏi mà mọi người đặt ra trong quá trình phân tích, đồng thời xác định nguồn dữ liệu ưu tiên.

Thông tin đầu vào có giá trị từ mọi bộ phận trong tổ chức sẽ giúp định hướng việc triển khai phân tích và trạng thái tương lai, bao gồm: Vai trò, trách nhiệm, kiến ​​trúc và quy trình, cũng như các phép đo thành công để hiểu được tiến trình.

Trao đổi với những bộ phận liên quan để thấu hiểu mục tiêu - Ảnh: Internet

Bước 3: Thu thập và chuẩn bị dữ liệu cần thiết

Việc truy cập dữ liệu chất lượng, đáng tin cậy có thể là một trở ngại lớn nếu thông tin doanh nghiệp nằm ở nhiều nguồn không kết nối. Khi có ý tưởng về phạm vi rộng của các nguồn dữ liệu trong tổ chức của mình, hãy bắt đầu chuẩn bị dữ liệu.

Khi bắt đầu, hãy lựa chọn nguồn dữ liệu có tác động cao và độ phức tạp thấp. Ưu tiên nguồn dữ liệu có lượng người dùng lớn nhất để tạo ra tác động ngay lập tức. Sử dụng nguồn này để bắt đầu xây dựng trang tổng quan có tác động cao.

Bước 4: Xem và khám phá dữ liệu

Trực quan hóa dữ liệu rất quan trọng đối với DDDM. Trình bày dữ liệu trực quan giúp doanh nghiệp có những hiểu biết sâu sắc hơn, từ đó tác động mạnh mẽ đến quyết định của lãnh đạo cấp cao và các cấp nhân viên khác.

Với nhiều thành phần biểu diễn trực quan như biểu đồ, đồ thị và bản đồ, trực quan hóa dữ liệu là một cách dễ tiếp cận để xem và hiểu xu hướng, ngoại lệ và mẫu trong dữ liệu.

Bước 5: Phát triển thông tin chuyên sâu

Tư duy phản biện với dữ liệu có nghĩa là tìm kiếm thông tin chuyên sâu và truyền đạt chúng theo cách hữu ích, hấp dẫn. Phân tích trực quan là một cách tiếp cận để hỏi và trả lời những câu hỏi về dữ liệu. Việc khám phá những cơ hội hoặc rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hoặc giải quyết vấn đề của doanh nghiệp.

Bước 6: Ra quyết định hành động và chia sẻ thông tin

Sau khi phát hiện ra và hiểu được thông tin chuyên sâu, doanh nghiệp cần hành động hoặc chia sẻ thông tin đó với những người cộng tác. Một cách để làm điều này là chia sẻ trang tổng quan.

Làm nổi bật những hiểu biết quan trọng bằng cách sử dụng văn bản giàu thông tin và hình ảnh tương tác trực quan có thể tác động đến quyết định của người sử dụng dữ liệu và giúp họ thực hiện những hành động sáng suốt hơn trong công việc hàng ngày.

Chia sẻ hiểu biết từ dữ liệu và ra quyết định là bước cuối cùng của quá trình - Ảnh: Internet

Lợi ích của ra quyết định dựa trên dữ liệu đối với doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên của nền công nghiệp 4.0, rất nhiều doanh nghiệp đã tận dụng tối đa các công cụ phân tích dữ liệu nhằm hỗ trợ quá trình sản xuất, kinh doanh và vận hành.

1. Đưa ra quyết định tự tin hơn

Khi bắt đầu thu thập và phân tích dữ liệu, doanh nghiệp nhận thấy rằng việc đưa ra quyết định kinh doanh sẽ dễ dàng hơn, dựa trên những cơ sở chắc chắn.

Dữ liệu thực hiện nhiều vai trò. Một mặt, nó dùng để đánh giá những gì hiện có, cho phép nhà lãnh đạo, quản lý hiểu rõ hơn về tác động mà bất kỳ quyết định nào họ đưa ra đối với doanh nghiệp của mình.

Ngoài ra, dữ liệu mang tính logic và cụ thể theo cách mà bản năng và trực giác không thể làm được. Nhờ loại bỏ các yếu tố chủ quan khỏi quyết định kinh doanh, doanh nghiệp sẽ có sự tự tin nhất định để cam kết hoàn toàn với một tầm nhìn hoặc chiến lược cụ thể, không phải quá lo lắng về nhiều rủi ro trong tương lai.

Tuy nhiên, quyết định dựa trên dữ liệu không có nghĩa là nó luôn đúng. Mặc dù dữ liệu có thể hiển thị một mẫu cụ thể hoặc gợi ý một kết quả nhất định, nhưng nếu quá trình thu thập hoặc diễn giải dữ liệu có sai sót thì mọi quyết định dựa trên dữ liệu cũng không chính xác. Đây là lý do tại sao tác động của quyết định kinh doanh cần được đo lường và theo dõi thường xuyên.

2. Nâng cao tính chủ động

Khi doanh nghiệp lần đầu tiên triển khai quy trình ra quyết định dựa trên dữ liệu, về bản chất, quy trình này có thể mang tính chất phản động. Tức là dữ liệu kể một câu chuyện mà sau đó doanh nghiệp phải phản ứng lại.

Mặc dù điều này có giá trị riêng nhưng đó không phải là vai trò duy nhất của dữ liệu và phân tích đối với doanh nghiệp. Nếu phân tích đầy đủ, đúng chủng loại và số lượng dữ liệu đủ lớn, doanh nghiệp có thể tận dụng dữ liệu theo cách chủ động hơn.

Ví dụ: Phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp xác định cơ hội kinh doanh trước đối thủ cạnh tranh hoặc phát hiện mối đe dọa trước khi chúng trở nên quá nghiêm trọng.

3. Tiết kiệm chi phí

Có nhiều lý do khiến một doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào những sáng kiến ​​dữ liệu lớn (big data) và đặt mục tiêu dựa trên dữ liệu.

Theo khảo sát, một trong những sáng kiến ​​​​có tác động tích cực nhất là sử dụng dữ liệu để giảm chi phí. Tại những tổ chức bắt đầu thực hiện các dự án nhằm giảm chi phí, hơn 49% đã nhận thấy giá trị từ dự án của họ.

Mặc dù có nhiều lợi ích khi đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tuy nhiên việc xem xét kỹ lưỡng và theo dõi những quyết định trong quá trình thực thi là vô cùng cần thiết. 

Bằng cách bắt đầu từ quy mô nhỏ, đánh giá hiệu suất liên tục, ghi lại mọi thứ và điều chỉnh khi thực hiện, doanh nghiệp có thể tận dụng dữ liệu nhiều hơn và phát triển mạnh mẽ hơn.

Nguồn: Tổng hợp